Datenschutzhinweis für die Nutzung von SAP Concur

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist in der Regel Ihr Arbeitgeber oder das Unternehmen, das Sie angewiesen hat, SAP Concur zu nutzen (im Folgenden "wir" oder "der Verantwortliche"). Eine Liste aller Verantwortlichen, die SAP Concur verwenden, finden Sie im Anhang am Ende dieses Dokuments. 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder Ansprechpartners für den Datenschutz 

 Informationen zum Datenschutzbeauftragten bzw. Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Angelegenheiten finden Sie in der Anlage am Ende dieses Dokuments. 

3. Zwecke, für die Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Verarbeitungszwecke) / Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und berechtigte Interessen 

SAP Concur mit den beiden Modulen Travel und Expense wird zum Zwecke des Reisemanagements und der Auslagenerstattung verwendet. Zu diesem Zweck werden die in SAP Concur gespeicherten Nutzerprofile und personenbezogenen Daten verwendet. Das bedeutet, dass für jeden Benutzer ein Benutzerprofil in SAP Concur erstellt wird. 

Jeder Nutzer kann über dieses Nutzerprofil Reisen organisieren, wie z.B. Flüge buchen oder Mietwagen bestellen. Die personenbezogenen Daten für die Buchung werden im Rahmen des Buchungsprozesses verarbeitet. 

Dem Nutzer entstandene Auslagen können über das Expensemodul eingereicht, abgerechnet und erstattet werden. In diesem Fall werden die eingereichten Belege im Rahmen des Genehmigungs- und Abrechnungsprozesses vom zuständigen Vorgesetzten und der Buchhaltung bearbeitet und die Aufwände an den Nutzer erstattet. 

Auswertungen der Reisekosten können über die Berichtsfunktion eingesehen werden. In diesem Fall werden der Name und der Vorname sowie die Kosten einer Reise verarbeitet. Mit dem Reisebericht kann auch überprüft werden, ob die Reiserichtlinie des Verantwortlichen eingehalten wird und ob aufgrund berechtigter Verstöße eine Anpassung vorgenommen werden muss. 

Die Kontaktdaten des Benutzers werden über die Support-Funktion an den SAP Concur Support übermittelt.

Des Weiteren werden bei der Nutzung der SAP Concur App auch die oben genannten Daten, insbesondere die Pflege der Benutzerverwaltung, verarbeitet. 

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden, sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sofern im 

Zusammenhang mit der Nutzung der SAP Concur personenbezogene Daten für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich sind, aber dennoch elementarer Bestandteil der Nutzung der SAP Concur sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. In diesen Fällen liegt das berechtigte Interesse in der ordnungsgemäßen Durchführung des Reisemanagements und der Erstattung von Aufwendungen.

4. Verarbeitete Datenkategorien 

Bei der Nutzung von Concur werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt davon ab, welche Funktion genutzt wird und ob eine Reisebuchung oder Aufwandsentschädigung erfolgt oder nicht. 

Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden: 

• Vorname, Nachname
• Personalnummer
• Geschäftliche Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, Handynummer)
• Kostenstelle
• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Kontaktdaten für Notfälle
• Reisepass, Personalausweis
• Kreditkartennummer
• Visanummer(n)
• TSA-Code

5. Kategorien von Empfängern / spezifische Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten 

Im Rahmen der Reisebuchung über SAP Concur werden im Falle einer Buchung personenbezogene Daten an den Reiseanbieter zur Abwicklung der Buchung und im Rahmen der Geschäftsreise an andere Leistungsträger (z.B. Mietwagenanbieter) weitergegeben. Soweit es sich um ein Auftragsverarbeitungsverhältnis handelt, hat der Verantwortliche mit den Dienstleistern einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Gegebenenfalls wird der Mitarbeiter nochmals gesondert aufgefordert, Daten für die Buchung bekannt zu geben. SAP Concur (Auftragsverarbeiter) erhält die Daten des Anfragenden im Rahmen möglicher Supportanfragen. 

Andernfalls werden die Daten intern an den jeweiligen Vorgesetzten und an die Buchhaltung im Rahmen der üblichen Genehmigungsprozesse für die Aufwendungserstattung weitergeleitet. 

6. Übermittlung an Empfänger in Drittländern und geeignete Garantien für eine solche Übermittlung 

Eine Datenverarbeitung findet nicht außerhalb der Europäischen Union statt. Die Server von SAP Concur befinden sich in Frankreich und den Niederlanden. 

7. Dauer, für die Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden 

Personenbezogene Daten löschen wir in der Regel, wenn keine weitere Speicherung erforderlich ist. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Verlässt der Benutzer das verantwortliche Unternehmen, werden die Benutzerprofile auf inaktiv gesetzt und die optional eingegebenen Daten gelöscht. Andernfalls bleiben die inaktiven Profile mit den gespeicherten Buchungen für weitere zehn Jahre erhalten. Die zehn Jahre ergeben sich aus der bilanziellen Aufbewahrungspflicht. Die inaktiven Profile werden zudem pseudonymisiert, so dass nur der Systemadministrator auf die Daten zugreifen kann. 

8. Widerruf der Einwilligung 

 Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich dazu an den zuständigen Verantwortlichen, der im Anhang zu diesem Dokument zu finden ist. 

9. Ihre Rechte als betroffene Person 

 Sie können Auskunft dar über verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie über andere Informationen im Zusammenhang mit der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO). 

 Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) richtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung und ggf. Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). 

 Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, das Recht auf Daten Übertragbarkeit geltend machen und Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 20, 21 DSGVO). 

 Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie ein Betroffenenrecht geltend machen möchten. 

10. Widerspruchsrecht 

 Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. 

 Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

 Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen möchten. Nutzen Sie dazu bitte die Kontaktdaten des Verantwortlichen, die im Anhang des Dokuments aufgeführt sind. 

11. Automatisierte Entscheidungsfindung/ Profiling 

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilerstellung statt. 

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten und m gliche Folgen der Nichtbereitstellung 

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Wenn Sie Ihre Daten jedoch nicht angeben, kann dies bedeuten, dass Sie SAP Concur nicht nutzen können. 

13. Recht auf Beschwerde 

 Als betroffene Person können Sie sich unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte durch die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen verletzt worden sind. 

 Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde, die dem jeweiligen Verantwortlichen zugeordnet ist:

Letzte Aktualisierung: 27.01.25