Datenschutzinformation - Für Kundenanfragen und den OEDIV-Servicedesk
Als für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lassen wir Ihnen hiermit Informationen zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Kundenanfragen und des OEDIV-Servicedesks zukommen.
| Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen | Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist folgendes Unternehmen: OEDIV Oetker Daten- und Informationsverarbeitung KG E-Mail: data-privacy@@oediv..de |
| Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten | Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgender Anschrift: Oetker Digital GmbH |
| Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage der Verarbeitung | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:
Berechtigte Interessen: Unser berechtigtes Interesse besteht jeweils darin Ihnen einen effizienten und lösungsorientierten Service zu erbringen, damit die von uns vertraglich geschuldeten Dienstleistungen erbracht werden können. Besonderheit bei der Option Telefonsupport: Um unsere Dienstleistung besser und effizienter zu gestalten, können Telefongespräche mit Ihrer freiwilligen Einwilligung aufgezeichnet und in Textform umgewandelt werden (Transkription). Eine Transkription sowie Zusammenfassung des Gespräches erfolgen über den Microsoft Copilot. (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) |
| Kategorien der gespeicherten Daten | Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten: Allgemeine Informationen bei Kundenanfragen:
Besonderheit bei der Option Telefonsupport:
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| Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten | Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Stellen weitergegeben, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen, z.B.:
Zur technischen Bereitstellung des Servicedesks und des Ticketsystems setzen wir Auftragsverarbeiter ein. Dazu gehören:
Die Datenverarbeitungen erfolgen dabei in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (EU). Besonderheit bei der Option Telefonsupport: Zur Durchführung der automatisierten Transkription wird der Microsoft 365 Copilot eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt in Microsoft-Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (EU). Microsoft wird als unser Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig und verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf unsere Weisung hin. |
| Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen | Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Quellen:
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| Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder – falls dies nicht möglich ist – Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer | Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und soweit der Löschung keine Aufbewahrungspflichten, an die wir rechtlich gebunden sind, entgegenstehen. Im konkreten Falle: Sofern ein Service-Ticket aufgrund Ihres Anliegens erstellt wird, bleiben relevante Daten mindestens so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung des Tickets erforderlich ist. Es gelten unter anderem die Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Wir löschen Tickets spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Im Einzelfall kann sich diese Frist verlängern.
Aufzeichnungen und Transkriptionen – bis zum Widerruf der Einwilligung; spätestens aber Löschung nach 180 Tagen. |
| Betroffenenrechte | Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, vom Recht auf Datenübertragbarkeit Gebrauch machen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 16, 17, 18, 20, 21 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass Betroffenenrechte in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein können (Art. 23 DSGVO). Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie ein Betroffenenrecht geltend machen möchten. |
| Beschwerderecht | Jede betroffene Person kann sich gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, wenn sie der Ansicht ist, bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in ihren Rechten verletzt worden zu sein. Die zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen |
| Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung | Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, um Ihre Kundenanfrage bearbeiten zu können. Die Nutzung der Option der Aufzeichnung und Transkription des Telefongespräches ist hingegen freiwillig und hat keine Auswirkung auf die Bearbeitung einer Kundenanfrage.
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